Notula Rapat

Menyusun notula adalah suatu proses pengadaan laporan tertulis mengenai hasil suatu rapat atau pertemuan. Sedangkan pengertian notula adalah catatan laporan singkat tentang pembicaraan atau keputusan dalam rapat.

Notula ada dua jenis yaitu notula verbatim, notula narasi, dan notula rangkuman.

A. Notula Verbatim; Notula yang dibuat kata demi kata sesuai dengan yang disampaikan oleh peserta rapat. Notula ini juga disebut sebagai notula harafiah yaitu laporan mengenai sumbangan pendapat dari setiap peserta. Notula harafiah hanya sekedar pencatatan saja, tidak lebih dari itu (secara harafiah). Notulis tidak berhak meniadakan suatu bagian.

B. Notula Narasi; Notula yang dibuat secara detail dari apa yang dibicarakan. Notula seperti ini disusun berbentuk narasi dari ringkasan diskusi.

C. Notula Keputusan/Resolusi; Notula ini merupakan catatan dari semua kesimpulan yang diambil dalam pertemuan. Notula ini disebut juga notula rangkuman yang sering dipakai dalam rapat-rapat bisnis. Notula rangkuman adalah laporan ringkas tentang pembicaraan dalam rapat. Notulis harus mahir menilai apa yang dikatakan oleh setiap peserta rapat.

Berikut merupakan format notula keputusan/resolusi:

readmore »»  

How To Preparing Meeting?

Dalam melaksanakan tugas sehari-hari, sekretaris akan sering diminta perannya dalam mempersiapkan rapat-rapat yang diadakan di kantor. Baik rapat yang dipimpin langsung oleh pimpinan sekretaris maupun rapat-rapat organisasi lainnya.

Dalam mengatur pertemuan atau rapat, perlu diketahui oleh sekretaris mengenai:

• Jenis-Jenis Rapat (Rapat Resmi, Rapat Tidak Resmi)
• Bagaimana Cara Mengatur Rapat
• Mempersiapkan Agenda Rapat
• Membuat Notula

Persiapan yang perlu diperhatikan oleh sekretaris dalam penyelenggaraan rapat adalah:

1. Membuat surat undangan rapat

Sekretaris harus berkonsultasi dengan pimpinan mengenai hari, tanggal, jam, tempat dan acara rapat. Surat undangan rapat perlu diperiapkan sebaik-baiknya dan disampaikan paling lambat tiga hari sebelum penyelenggaraan rapat.

2. Menyusun acara/agenda rapat dan daftar hadir peserta

Setiap akan mengadakan rapat, tentunya pimpinan harus menetapkan terlebih dahulu permasalahan apa yang akan dibahas. Materi yang dibicarakan didaftar satu persatu. Kegiatan mendaftar materi pokok disebut mengagendakan, daftar yang berisi pokok-pokok permasalahan disebut agenda. Sedangkan acara rapat merupakan rincian atau penjabaran lebih lanjut dari topik-topik dalam agenda.

Daftar hadir ada dua macam yaitu dengan Buku Tamu dan daftar hadir biasa, yang dibuat dengan lembaran kertas. Daftar hadir ini diperlukan guna mengetahui jumlah yang harus dipersiapkan mengenai segala sesuatunya. Dan diperlukan juga sebagai dokumentasi dan bahan penyusunan notula rapat.

3. Mempersiapkan bahan rapat

Bahan tersebut berupa:

• Hasil Rapat lalu (notula)
• Hasil kertas kerja peserta yang akan dibahs
• Peraturan perundangan yang diperlukan
• Bahan-bahan penerbitan yang ada kaitannya dengan materi yang akan dibahas

Bahan tersebut harus sudah tersedia jauh-jauh hari sebelum rapat diselenggarakan.

4. Mempersiapkan peralatan rapat termasuk alat tulis-menulis

Sekretaris perlu menginventarisasi atau daftar keperluan alat-alat dalam penyelenggaraan rapat, antara lain:

• Papan dan alat tulis
• Flip chart (kertas yang digantung & spidol)
• OHP/Projector & layarnya
• Pengeras suara
• Tape recorder untuk merekam jalannya rapat
• Map atau Tas yang dapat dipergunakan untuk tempat bahan-bahan rapat
• Block note, ballpoint
• Tustel, film atau video untuk dokumentasi

5. Mempersiapkan ruangan

Sekretaris harus memastikan berapa orang yang akan mengikuti rapat, kemudian memesan ruangan untuk rapat. Sekretaris perlu mengecek berapa kapsitasnya, peralatan, dan akomodasi. Usahakan agar sehari sebelum rapat dimulai, sekretaris perlu mengadakan "general check".

Hal-hal ini perlu dilakukan sekretaris supaya rapat dapat berjalan lancar. Kesuksesan suatu rapat akan mempengaruhi citra Pimpinan melalui sekretarisnya.

readmore »»  

Sekretaris Profesional

Sekretaris Profesional adalah seseorang yang bertugas membantu pimpinan dengan dasar pengetahuan yang luas dan keterampilan. Sekretaris profesional harus ahli dalam bidangnya masing-masing dan bekerja secara maksimal, tidak pernah setengah-setengah dalam menyelesaikan pekerjaannya. Selain itu, sekretaris profesional juga mampu membedakan antara kepentingan pribadi dengan kepentingan perusahaan.

Langkah 1: Tugas Sekretaris Profesional Pada Karir dan Pendidikan

Banyak sekretaris profesional melakukan pekerjaan juru tulis. Hal ini dapat mencakup perencanaan dan penjadwalan rapat dan janji, mengatur kertas dan elektronik file, pengelolaan proyek dan menghubungi klien bisnis atau lainnya dengan menggunakan telepon, mail, situs web dan e-mail. Mereka harus tahu bagaimana menggunakan mesin fax, photocopiers, dan Scanners videoconferencing dan sistem telepon. Mereka harus memiliki keahlian interpersonal yang sangat baik dan dapat berhubungan dengan berbagai jenis orang. sekretaris profesional dapat belajar banyak dari mereka tanggung jawab mereka terhadap pekerjaannya. Untuk maju lebih cepat mereka dapat mengambil kelas atau sekolah lagi gelar program di sekolah kejuruan.

Langkah 2: Memulai Karir Sebagai Sekretaris Bergelar Sarjana
 
Gelar tidak diperlukan untuk menjadi sekretaris profesional. Namun, jika ingin mengejar karir lebih cepat anda bisa memperoleh gelar dari sebuah persekutukan dalam yang membantu administrasi. Seringlah belajar termasuk program komputer dan prosedur kantor.

Langkah 3: Berspesialisasi dalam Gelar Sekretaris

Mereka yang ingin menjadi sekretaris profesional yang spesifik jenis pekerjaannya dapat mengambil kursus atau lebih khusus lagi mengejar gelar pilihan. Yang paling umum adalah spesialisasi bidang hukum sebagai sekretaris hukum atau sekretaris medis. Sekretaris hukum memperoleh gelar dari persekutukan paralegal dalam studi, yang juga disebut persekutukan dari gelar dalam hukum sekretaris. Mereka yang tertarik bisa memperoleh gelar perawatan kesehatan yang diasosiasikan atau sarjana dalam asistensi medis.
 

Langkah 4: Dapatkan Lisensi dan Sertifikasi untuk Menjadi Sekretaris Profesional

Tidak perlu sertifikasi spesifik diperlukan untuk menjadi sekretaris. Namun, beberapa organisasi menawarkan sertifikasi yang membuat pemohon atau pelamar pekerjaan lebih laku. Termasuk Asosiasi Internasional Administrasi Profesional, Asosiasi Nasional Legal Sekretaris dan Sekretaris Hukum Internasional. Perijinan ini termasuk menjadi sekretaris profesional bersertifikat atau administrasi profesional bersertifikat.

Langkah 5: Melamar Pekerjaan Sebagai Sekretaris Profesional

Sekretaris mencari pekerjaan di semua jenis kantor, baik negeri maupun swasta. Kebanyakan pengusaha luar organisasi memerlukan keterampilan, keakraban dengan Microsoft Office dan keterampilan interpersonal yang baik. Khusus sekretaris harus akrab dengan jenis usaha di mana mereka bekerja. Industri khusus akademik atau pengalaman kerja yang diperlukan.

readmore »»  

Etika Sekretaris

Bagaimana Etika Sekretaris yang Baik ?

Etika Sekretaris adalah hakikat kebaikan yang perlu dilaksanakan dan dihayati oleh sekretaris. Etika sekretaris meliputi hal-hal sebagai berikut: jujur, setia, tanggung jawab, dan dedikasi. Etika Sekretaris meliputi:

1. Cara berbusana, ada beberapa hal yang harus diperhatikan

seorang sekretaris pda waktu berbusana, misalnya:

a. Waktu

b. Keadaan jasmani

c. Iklim

d. Bahan, warna, motif pakaian

e. Kosmetik

f. Asesoris

2. Cara berbicara, ada beberapa hal yang harus diperhatikan pada waktu berbicara:

a. Jangan ceroboh

b. Jangan menyinggung perasan orang lain

c. Jangan memperbincangkan masalah pribadi

d. Jangan gemar memuji diri sendiri

e. Hindari gosip

f. Jangan memotong pembicaraan

g. Jangan membesarkan persoalan sepele.

3. Cara Mendengarkan

Usahakan pembicaraan orang lain didengarkan dengan cermat (pusatkan pikiran),

kemudian disaring, dipilih dan ditarik kesimpulan tentang pokok masalah yang dikemukakan.

4. Cara Duduk

a. Atur badan sedemikian rupa agar tidak merasa pegal, lelah, dan bosan.

b. Khusus untuk wanita jaga agar lutut tetap berdekatan.

c. Menyilangkan kaki karena capek duduk, dapat dilakukan asal memperhatikan kesopanan.
d. Hilangkan kebiasaan menggetar-getarkan kaki.
e. Jangan duduk melorot ke bawah dan kepala bersandar.

5. Cara Berjalana. Jangan menyeret- nyeret sepatu.
b. Jaga keseimbangan badan, usahakan berjalan tidak dibuat- buat.
c. Tunjukan ekspresi tanda percaya diri.d. Menggunakan tangga escalator waktu naik, pria terlebih dahulu baru wanita,

sebaliknya jika turun wanita terlebih dahulu disusul pria.

e. Tunjukan ekspresi tanda rasa percaya diri.

6. Cara Makan dan Minum

Cara makan :

a. Segera menyesuaikan diri dengan situasi dan kondisi.

b. Pilih dan ambil kebutuhan sesuai dengan kebutuhan

c. Sesuaikan irama makan, tidak perlu terburu-buru, dan jangan terlalu lambat.

d. Hindarkan perilaku seperti orang kelaparan atau berpura-pura kenyang.

Cara Minum :

a. Teguk air sedikit, jangan terburu-buru.

b. Aduk-aduk air jika masih panas jangan meniup-niup.

c. Usahakan jangan sampai tumpah.

d. Jangan angkat tinggi-tinggi jari manis dan kelingking.

e. Tawari minum kawan / orang lain yang berada di dekat kita.

f. Cara memegang gelas juga harus diperhatikan etikanya.

readmore »»  

Tata Cara Menelepon yang Baik

1. Pengertian Etika Bertelepon

Etiket bertelepon adalah tata krama, sopan-santun,tata pergaulan dalam   bertelepon (menerima-melakukan kontak telepon) yang meliputi berbicara dengan jelas, tegas, terkesan ramah, hangat dan bersahabat.

2. Hal-hal penting etika bertelepon adalah

1. Jangan biarkan telepon  berdering 2-3 kali segeralah angkat.
2. Dengarkan mitra bicara dan berkonsentrasi dengan pihak penelepon (tidak melamun).
3. Berkatalah dengan sopan dan hangat, hindari kata-kata yang bisa meyinggungi perasaan penelpon.
   1. Berikan respon secara tepat dan lugas.
   2. Berbicar sepelunya dengan volume suara cukup jelas, tegas, lancar serta hangat dan bersahabat.
   3. Siapkan perlengkapan seperlunya ketika akan menelepon, seperti nomor telepon yang dituju, buku catatan, dan pensil. Setelah itu tanyakan apakah penerima telepon punya waktu untuk berbicara.

3. Langkah-langkah dan teknik menerima telepon.

1. Segeralah angkat jika telepon berdering.
2. Ucapkanlah salam begitu anda mengangkat telepon.
3. Bila penelepon menanyakan orang lain, tanyakan nama dan identitas orang yang dicari.
4. Bila orang yang dituju tidak ada ditempat maka beritahukan dengan sopan dan tawarkan pada penelepon untuk meninggalkan pesan.
5. Setelah menyelesaikan pembicaraan dengan penelepon sebaiknya mengucapkan salam, dan jangan meletakkan gagang telepon mendahului penelepon, tunggu sampai gagang telepon diletakkan atau telepon ditutup selama dua atau tiga detik olah penelepon.

4. Langkah-langkah dan teknik menelepon

1. Siapkan nomor telepon yang akan dihubungi
2. Tekan nomor telepon yang dituju dan bila sudah tersambung dan pihak yang dituju sudah menggangkat, ucapkanlah salam.  Sebelum mengutarakan maksud dan tujuan pastikan bahwa nomor yang dituju benar.
3. Sebutkan identitas diri anda dengan jelas lalu kemukakan keinginan anda untuk berbicara dengan orang yang dituju.
4. Berikanlah selalu kesan ramah dan ucapkan salam penutup untuk mengakhiri pembicaraan.

5. Cara menggunakan telepon yang baik 

1. Ucapkan salam. Gunakan “Smiling Voice” dan “Pitch Control” selama pembicaraan berlangsung. Apabila anda tidak mengerti, tidak ada salahnya anda mengulangi pertanyaan.
2. Usahakan nafas kita saat bicara ditelepon tidak terdengar seperti mendengus.
3. Tanyakan identitas penelepon.
4. Simak baik-baik pesan dan kalimat
5. Pegang gagang telepon dengan baik menggunakan tangan kanan, tempelkan telepon dekat telinga dengan benar, sebaiknya mikrophone jangan terlalu dekat dengan mulut.
6. penelepon.
7. Akhiri pembicaraan dengan salam.
8. Letakkan gagang telepon dengan benar dan pas pada posisinya.

6. Hal-hal yang tidak boleh dilakukan pada saat komunikasi menggunakan telepon

1. Suara terlalu keras.
2. Bicara ditelepon sambil makan atau berdecak.
3. Berbicara dengan orang lain selagi berbicara ditelepon.
4. Berbicara dengan nada kasar atau membentak.
5. Berbicara dengan nada memerintah.
6. Membiarkan penelepon menunggu terlalu lama tanpa penjelasan.
7. Nada dan intonasi terkesan malas atau tak ramah.

readmore »»  

Prinsip Dasar Komukasi Bertelepon

Langkah-Langkah Menelepon

1.        Mengetahui apa tujuannya melakukan panggilan telepon.

2.        Susun dengan teratur setiap pesan atau hal-hal yang akan dibicarakan.

3.        Siapkan nomor telepon yang akan dituju.

4.        Pulpen/pensil dan kertas harus selalu siap tersedia pada saat menelepon.

5.        Angkatlah gagang pesawat telepon dan tekan nomor telepon yang akan dituju dengan menggunakan jari telunjuk.

6.        Hindari menekan atau memutar nomor dengan menggunakan benda lain, seperti pulpen/pensil.

7.        Dengarkan nada panggil.

8.        Lakukan panggilan.

9.        Apabila tidak ada nada sambung, mungkin ada gangguan atau nomor telepon sedang sibuk, segera letakkan kembali gagang pesawat telepon dengan perlahan dan hati-hati. Tunggu beberapa saat, kemudian cobalah lakukan panggilan telepon kembali sampai tersambung.

10.    Apabila telepon sudah tersambung, katakan segera : salam pembuka dan sebutkan nama instansi yang anda hubungi dan nomor telepon yang dituju.

11.    Sebutkan naman yang diajak bicara sesering mungkin, apabila sudah mengenalnya.

12.    Segera lakukan bisnis atau utarakan dengan baik dan sopan maksud serta tujuan menelepon.

13.    Apabila pembicaraan harus ditindaklanjuti, aturlah tindaklanjutnya.

14.    Tutuplah pembicaraan dengan ucapan terima kasih dan salam penutup serta letakkan gagang pesawat telepon dengan perlahan dan hati-hati. 

Teknik Menelepon

a.    Sebelum Menelepon

1.    Siapkan nomor telepon yang akan dituju

2.    Menetapkan nama orang, sebutkan dengan jelas nama orang yang akan dihubungi

3.    Selalu menyiapkan buku catatan untuk mencatat hasil pembicaraan

4.    Susun rencana, apa yang akan anda katakan, kepada siapa ingin menyampaikan, sasaran dan harapan apa yang anda ingin capai

b.    Saat Menelepon

1.        Angkat gagang pesawat telepon dan dengat dengan nada pilih

2.        Tekan atau putar nomor yang dituju

3.        Apabila nada sambung telepon sibuk, tutuplah telepon sejenak, kemudian tekan tombol redial

4.        Apabila hubungan telah tersambung dan penerima telepon telah mengangkat telepon, pastikan terlebih dahulu bahwa nomor telepon yang dituju benar, barulah mengutarakan maksud dan tujuan

5.        Ucapkan salam, identitas dan nama instansi

6.        Kendalikan pembicaraan

7.        Utarakan dengan jelas dan singkat maksud dan tujuan menelepon

8.        Konfidensial, menjaga kerahasiaan pembicaraan

9.        Catat semua jawaban yang diterima

10.    Setelah selesai, ucapkan salam penutup

Hambatan Dalam Bertelepon

a.    Faktor kondisi fisik peralatan telepon

1.    Suara berisik tidak jelas

2.    Suara hilang-timbul

3.    Suara tiba-tiba mengecil

4.    Saat memutar/menekan nomor telepon tidak terdengar nada kontak

5.    Tidak terdengar nada sambung

6.    Tiba-tiba sambungan terputus di saat percakapan berlangsung

b.    Faktor pemakai (komunikator dan komunikan)

1.    Berbicara berdecak atau sambil makan

2.    Berbicara monoton dan tidak jelas pengucapannya

3.    Berbicara terlalu cepat

4.    Meninggalkan telepon sambil beerbicara kepada orang lain

5.    Berbicara sambil bersenda gura

6.    Berbicara sambil kepala bergerak ke kanan dan ke kiri

7.    Berbicara dengan desah nafas terdegar

8.    Letak gagang telepon terlalu ke atau ke bawah

readmore »»  

Kualifikasi / Syarat-syarat Sekretaris

Sebagai pembantu pimpinan, seorang sekretaris harus memiliki syarat-syarat tertentu agar seorang sekretaris dapat melaksanakan perkerjaan sebaik-baiknya. Adapun syarat-syarat yang harus dimiliki untuk menjadi sekretaris adalah:

1. Syarat Kepribadian

Tidak banyak orang mempunyai bakat untuk menjadi sekretaris yang baik, namun demikian bakat saja tidak cukup bilamana kita tidak tahu kepribadian yang bagaimana harus kita punyai untuk menjadi seorang sekretaris yang baik itu.

Adapun kepribadian yang dikehendaki itu adalah sebagai berikut:

a. Harus bersikap mawas diri

b. Bersikap ramah

c. Sabar

d. Simpatik

e. Penampilan diri yang baik

f. Pandai bergaul

g. Dapat dipercaya serta memegang teguh rahasia

h. Dapat bijaksana terhadap orang lain

i. Memiliki ingatan yang baik

j. Mempunyai perhatian atas pekerjaannya, dan lain-lain

2. Syarat Pengetahuan

Syarat pengetahuan ini dibedakan menjadi 2 (dua) yaitu:

a. Syarat pengetahuan umum

Seorang sekretaris harus memiliki pengetahuan kemasyarakatan dan kebudayaan yang dapat mengangkat nama dari perusahaan. Misalnya:

1. Menguasai dan memahami Bahasa Indonesia dengan baik dan benar serta menguasai beberapa bahasa asing secara lisan maupun tertulis, serta memiliki pengetahuan ekstra.

2. Pengetahuan tentang misi, fungsi, tugas-tugas, serta struktur organisasi, serta susunan personil.

3. Pengetahuan tentang korespondensi dan tata kearsipan.

b. Syarat pengetahuan khusus

Pengetahuan khusus ini, maksudnya adalah sekretaris mengetahui atau mengerti hal-hal mengenai dimana sekretaris itu bekerja. Apabila sekretaris itu bekerja pada perusahaan yang bergerak pada bidang usaha perkapalan, maka ia harus mampu menguasai ilmu perkapalan, begitu pula bila perusahaan itu bidang usahanya penyewaan apartemen, maka sekretaris itu harus menguasai ilmu keapartemenan, dan sebagainya.

3. Syarat Keahlian

Setiap sekretaris diharuskan memiliki keterampilan untuk menunjang pekerjaannya, keterampilan itu meliputi:

a. Mampu menyusun laporan

b. Mampu berkorespondensi

c. Mampu menggunakan Bahasa Indonesia dan Bahasa Asing lainnya

d. Teknik tata penyimpanan arsip

e. Teknik berkomunikasi dengan telepon

f. Menulis cepat dengan steno

g. Teknik mengetik surat

4. Syarat Praktik

Sebelum seorang diangkat sebagai sekretaris, orang tersebut harus cukup mempunyai pengalaman dalam berbagai pekerjaan tata usaha kantor, maka dengan demikian orang itu harus mencoba menangani pekerjaan yang tanggung jawabnya belum begitu luas, misalnya: sebagai resepsionis, operator, korespondensi dan lain-lain.

readmore »»