Prinsip Dasar Komukasi Bertelepon

Langkah-Langkah Menelepon

1.        Mengetahui apa tujuannya melakukan panggilan telepon.

2.        Susun dengan teratur setiap pesan atau hal-hal yang akan dibicarakan.

3.        Siapkan nomor telepon yang akan dituju.

4.        Pulpen/pensil dan kertas harus selalu siap tersedia pada saat menelepon.

5.        Angkatlah gagang pesawat telepon dan tekan nomor telepon yang akan dituju dengan menggunakan jari telunjuk.

6.        Hindari menekan atau memutar nomor dengan menggunakan benda lain, seperti pulpen/pensil.

7.        Dengarkan nada panggil.

8.        Lakukan panggilan.

9.        Apabila tidak ada nada sambung, mungkin ada gangguan atau nomor telepon sedang sibuk, segera letakkan kembali gagang pesawat telepon dengan perlahan dan hati-hati. Tunggu beberapa saat, kemudian cobalah lakukan panggilan telepon kembali sampai tersambung.

10.    Apabila telepon sudah tersambung, katakan segera : salam pembuka dan sebutkan nama instansi yang anda hubungi dan nomor telepon yang dituju.

11.    Sebutkan naman yang diajak bicara sesering mungkin, apabila sudah mengenalnya.

12.    Segera lakukan bisnis atau utarakan dengan baik dan sopan maksud serta tujuan menelepon.

13.    Apabila pembicaraan harus ditindaklanjuti, aturlah tindaklanjutnya.

14.    Tutuplah pembicaraan dengan ucapan terima kasih dan salam penutup serta letakkan gagang pesawat telepon dengan perlahan dan hati-hati. 

Teknik Menelepon

a.    Sebelum Menelepon

1.    Siapkan nomor telepon yang akan dituju

2.    Menetapkan nama orang, sebutkan dengan jelas nama orang yang akan dihubungi

3.    Selalu menyiapkan buku catatan untuk mencatat hasil pembicaraan

4.    Susun rencana, apa yang akan anda katakan, kepada siapa ingin menyampaikan, sasaran dan harapan apa yang anda ingin capai

b.    Saat Menelepon

1.        Angkat gagang pesawat telepon dan dengat dengan nada pilih

2.        Tekan atau putar nomor yang dituju

3.        Apabila nada sambung telepon sibuk, tutuplah telepon sejenak, kemudian tekan tombol redial

4.        Apabila hubungan telah tersambung dan penerima telepon telah mengangkat telepon, pastikan terlebih dahulu bahwa nomor telepon yang dituju benar, barulah mengutarakan maksud dan tujuan

5.        Ucapkan salam, identitas dan nama instansi

6.        Kendalikan pembicaraan

7.        Utarakan dengan jelas dan singkat maksud dan tujuan menelepon

8.        Konfidensial, menjaga kerahasiaan pembicaraan

9.        Catat semua jawaban yang diterima

10.    Setelah selesai, ucapkan salam penutup

Hambatan Dalam Bertelepon

a.    Faktor kondisi fisik peralatan telepon

1.    Suara berisik tidak jelas

2.    Suara hilang-timbul

3.    Suara tiba-tiba mengecil

4.    Saat memutar/menekan nomor telepon tidak terdengar nada kontak

5.    Tidak terdengar nada sambung

6.    Tiba-tiba sambungan terputus di saat percakapan berlangsung

b.    Faktor pemakai (komunikator dan komunikan)

1.    Berbicara berdecak atau sambil makan

2.    Berbicara monoton dan tidak jelas pengucapannya

3.    Berbicara terlalu cepat

4.    Meninggalkan telepon sambil beerbicara kepada orang lain

5.    Berbicara sambil bersenda gura

6.    Berbicara sambil kepala bergerak ke kanan dan ke kiri

7.    Berbicara dengan desah nafas terdegar

8.    Letak gagang telepon terlalu ke atau ke bawah