How To Preparing Meeting?

Dalam melaksanakan tugas sehari-hari, sekretaris akan sering diminta perannya dalam mempersiapkan rapat-rapat yang diadakan di kantor. Baik rapat yang dipimpin langsung oleh pimpinan sekretaris maupun rapat-rapat organisasi lainnya.

Dalam mengatur pertemuan atau rapat, perlu diketahui oleh sekretaris mengenai:

• Jenis-Jenis Rapat (Rapat Resmi, Rapat Tidak Resmi)
• Bagaimana Cara Mengatur Rapat
• Mempersiapkan Agenda Rapat
• Membuat Notula

Persiapan yang perlu diperhatikan oleh sekretaris dalam penyelenggaraan rapat adalah:

1. Membuat surat undangan rapat

Sekretaris harus berkonsultasi dengan pimpinan mengenai hari, tanggal, jam, tempat dan acara rapat. Surat undangan rapat perlu diperiapkan sebaik-baiknya dan disampaikan paling lambat tiga hari sebelum penyelenggaraan rapat.

2. Menyusun acara/agenda rapat dan daftar hadir peserta

Setiap akan mengadakan rapat, tentunya pimpinan harus menetapkan terlebih dahulu permasalahan apa yang akan dibahas. Materi yang dibicarakan didaftar satu persatu. Kegiatan mendaftar materi pokok disebut mengagendakan, daftar yang berisi pokok-pokok permasalahan disebut agenda. Sedangkan acara rapat merupakan rincian atau penjabaran lebih lanjut dari topik-topik dalam agenda.

Daftar hadir ada dua macam yaitu dengan Buku Tamu dan daftar hadir biasa, yang dibuat dengan lembaran kertas. Daftar hadir ini diperlukan guna mengetahui jumlah yang harus dipersiapkan mengenai segala sesuatunya. Dan diperlukan juga sebagai dokumentasi dan bahan penyusunan notula rapat.

3. Mempersiapkan bahan rapat

Bahan tersebut berupa:

• Hasil Rapat lalu (notula)
• Hasil kertas kerja peserta yang akan dibahs
• Peraturan perundangan yang diperlukan
• Bahan-bahan penerbitan yang ada kaitannya dengan materi yang akan dibahas

Bahan tersebut harus sudah tersedia jauh-jauh hari sebelum rapat diselenggarakan.

4. Mempersiapkan peralatan rapat termasuk alat tulis-menulis

Sekretaris perlu menginventarisasi atau daftar keperluan alat-alat dalam penyelenggaraan rapat, antara lain:

• Papan dan alat tulis
• Flip chart (kertas yang digantung & spidol)
• OHP/Projector & layarnya
• Pengeras suara
• Tape recorder untuk merekam jalannya rapat
• Map atau Tas yang dapat dipergunakan untuk tempat bahan-bahan rapat
• Block note, ballpoint
• Tustel, film atau video untuk dokumentasi

5. Mempersiapkan ruangan

Sekretaris harus memastikan berapa orang yang akan mengikuti rapat, kemudian memesan ruangan untuk rapat. Sekretaris perlu mengecek berapa kapsitasnya, peralatan, dan akomodasi. Usahakan agar sehari sebelum rapat dimulai, sekretaris perlu mengadakan "general check".

Hal-hal ini perlu dilakukan sekretaris supaya rapat dapat berjalan lancar. Kesuksesan suatu rapat akan mempengaruhi citra Pimpinan melalui sekretarisnya.